Jak uskutečnit příjezd zahraničního experta

Realizace zmíněné aktivity spadá pod klíčovou aktivitu č.3. Inovace je založena na realizaci přednášek a seminářů pozváním zahraničního odborníka.

 

OBECNÝ POSTUP:

Příjezd zahraničního experta je možné proplatit formou tzv. per diems - zahraniční expert má nárok na proplacení per diems (kryjí náklady na ubytování, stravné a cestovné v ČR), dopravu do ČR a zpět (např. letenka) a na tzv. Smlouvu o realizaci přednášek (není ZS ani DPP, ale služba).

Celý proces příjezdu zahraničního experta a proplacení formou tzv. per diems se skládá z následujících kroků, které jsou dále popsány.

1. Akademický pracovník, který experta zve, je zde nazýván Garant návštěvy (GN).

2. Celý tento proces má na starosti Mgr. Andrea Pilařová jako vedoucí klíčové aktivity 03 (VKA03), která Vám pomůže zajistit veškerou administrativu a v případě nejasností potřebnou podporu.

3. Lze zajistit i ubytování i zde na kolejích (v případě potřeby se opět obraťte na VKA03).

Nahlášení experta

• GN zadá záznam do tabulky VSE_vyjezdy_prijezdy a informuje VKA03.
• Příjezd zahraničního experta musí nejprve schválit HM a FM projektu IN2.
• VKA03 informuje PM a ten cestu schválí, pokud to bude možné.

Příprava dokladů:

• VKA 03 ve spolupráci s GN nejdříve zajistí vyplnění tabulky VSE_prijezdy_vyjezdy, working programme (v angličtině) a Smlouva o realizaci přednášek (česky a anglicky Agreement on providing lectures), pak dokumenty půjdou ke schválení na HM (FM), bez těchto informací nelze pokračovat.
• VKA 03 ve spolupráci s GN zajistí podepsání  Working programme oběma stranami ještě před příjezdem.
• Teprve poté proběhne zajištění letenky:

Letenka

• VKA 03 vykomunikuje se zahraničním expertem termín příletu a odletu a informuje HM a FM.
• VKA 03 zajistí nabídku na letenku od agentury.
• VKA 03 ověří, že expert s nabídkou souhlasí a předá nabídku FM k proplacení.

Pobyt zahraničního experta

Smlouva o realizaci přednášek

• Smlouva o realizaci přednášek musí obsahovat následující údaje:

jméno, příjmení, místo pobytu a číslo pasu Zahraničního experta, termín realizace přednášek, čeho se přednášky týkají (předmět, cílová skupina apod.), výše odměny (stanovená na základě domluvy s HM a FM), včetně měny (možno v Kč, € a $).

 

• V rámci Smlouvy o realizaci přednášek je možné vyplatit finanční odměnu do maximální výše 10 000,- Kč (je to dáno daňovými souvislostmi).

Per diems

• FM na základě údajů z letenky (doba příletu a odletu do ČR) vypočítá nárok zahraničního experta na náhrady per diems (s vyloučením doby, kterou expert na našem území strávil navíc nad rámec konané akce - např. přiletí ve čtvrtek odpoledne, akce se koná v pátek do 17:00 hod. a expert odlétá až v pondělí dopoledne – tj. nezapočítává se víkend).
• FM potřebuje znát, v jakých měnách bude vyplacena expertovi hotovost:
  • FM spočítá celkovou výši finančních prostředků a předá tuto informaci na VKA03, aby vykomunikovala, v jakých měnách to bude chtít proplatit (EUR, KČ, nebo poměr mezi nimi)

 

• Výše náhrad per diems:

je v současné době (4. 4. 2014) pro ČR 230 € na osobu a celý den (třeba kontrolovat aktualizaci na internetových stránkách: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm). Praxe v proplácení je taková, že je zahraničnímu expertovi vypočítána a proplacena celá částka, na kterou má nárok a on si (z ní) sám hradí náklady spojené s pobytem v ČR (ubytování, stravné a cestovné v ČR), ale tyto doklady již nedokládá (pouze pro potřeby univerzity je nutné doložit doklad, že byl někde ubytovaný)

 

Podpis dokladů a vyplacení:

• Administrátor zajistí v průběhu návštěvy publicitu
• VKA03 zajistí v průběhu návštěvy:
  • Doklad o ubytování
  • Podpis Smlouvy o realizaci přednášek
  • Vyplacení peněz
  • Potvrzení o převzetí odměny
  • DOHODA o úhradě cestovních výdajů
  • Potvrzení o převzetí per diems

Aktualizoval: Martina Pešoutová (28. srpna 2014, 14:26)