Implementace moderních řídících postupů s akcentem na řízení kvality a rozvoj procesních řízení

Projekt je zaměřen na zvyšování manažerských kompetencí, znalostí a dovedností vedoucích a odborných pracovníků fakulty v oblasti řízení kvality s důrazem na procesní přístup, orientaci na zákazníka (studenta) a neustálé zvyšování výkonnosti a konkurenceschopnosti fakulty. V rámci projektu bude vytvořen a popsán systém řízení kvality a procesů a definována politika jakosti v souladu s filosofií norem ČSN ISO 9000.

Fakulta si uvědomuje, že nejvýznamnějším předpokladem ovlivňující výkonnost organizace je kvalita jejích procesů. Zavedení standardizovaných postupů řízení kvality a procesů v podmínkách vysokoškolské instituce se tak stává jedním z prostředků, který významně napomůže k plnění cílů fakulty.

Jako základní informační platforma, jejímž cílem bude zajišťovat cílenou prezentaci veškerých informací o struktuře a obsahu jednotlivých procesů fakulty, bude vytvořen Informační procesní portál, který bude rovněž zabezpečovat udržování a řízení dokumentace a záznamů souvisejících se systémem řízení kvality a procesů. Informační procesní portál umožní pružně reagovat na změny, které v rámci běžného života fakulty nastávají. Bude nabízet možnost tyto změny formalizovat a zařadit je do standardní struktury procesů fakulty tak, aby bylo možné veškeré potřebné informace snadno vyhledat a zejména dokumentovat.

Zásadou bude zavedení takových postupů, které budou směřovat k dlouhodobé udržitelnosti implementovaných řídících postupů a ke kontinuálnímu zlepšování a ověřování platnosti nabytých zkušeností. Neméně důležitým předpokladem je zabezpečení účinného předávání zkušeností mezi volenými či jmenovanými vrcholovými představiteli fakulty.

Cílem projektu je zlepšení efektivity analyzovaných procesů, odstranění možných duplicit, minimalizace stavů, kdy je třeba individuální situace řešit ad-hoc, zvýšení informovanosti o obsahu jednotlivých procesů, konkretizace odpovědností jednotlivých zaměstnanců a zrychlení konkrétních činností.

Globálním cílem projektu je zajistit předpoklady pro kontinuální zvyšování výkonnosti fakulty a kvality interních a externích služeb, které fakulta poskytuje a tím výrazně podpořit jeden ze strategických cílů Univerzity Pardubice i Fakulty ekonomicko-správní - kvalita a excelence v oblasti řízení.

garant projektu doc. Ing. et Ing. Renáta Myšková, Ph.D.
manažer projektu Ing. Petr Urbanec
metodik řízení kvality doc. Ing. Josef Fiala, CSc.
metodik modelování procesů Ing. Jan Ministr, Ph.D.
manažer kvality doc. Ing. Romana Provazníková, Ph.D.
administrátor projektu Ing. Pavlína Čížková
finanční administrátor Ing. Filip Gyenes
procesní specialista Bc. Jan Hejl
procesní specialista Ing. Stanislava Šimonova, Ph.D.
procesní specialista Ing. Michaela Stříteská, Ph.D.
procesní specialista Ing. Milan Tomeš
procesní specialista Ing. Ivana Johnová
procesní specialista Ing. Petr Čížek, M.A.
procesní specialista Ing. Hana Skopečková
procesní specialista Ing. et Ing. Barbora Jetmarová
procesní specialista Ing. Markéta Špičková
technický specialista Ing. Martin Šindelář
IT specialista Bc. Jan Hejl
správce úložiště dokumentů Ing. Radka Stárková
vlastník procesu / analytik doc. Ing. Pavel Petr, Ph.D.
vlastník procesu / analytik doc. Ing. Romana Provazníková, Ph.D.
vlastník procesu / analytik doc. Ing. Ilona Obršálová, CSc.
vlastník procesu / analytik prof. Ing. Jan Čapek, CSc.
vlastník procesu / analytik Ing. Pavlína Čížková
vlastník procesu / analytik Ing. Filip Gyenes
vlastník procesu / analytik Ing. Petr Urbanec
vlastník procesu / analytik Ing.Robert Baťa, Ph.D.
vlastník procesu / analytik doc. RNDr. Bohdan Linda, CSc.
vlastník procesu / analytik doc. Ing. Jiří Křupka, Ph.D.
vlastník procesu / analytik doc. Ing. Jolana Volejníková, Ph.D.
vlastník procesu / analytik doc. Ing. Marcela Kožená, Ph.D.
vlastník procesu / analytik PaedDr. Alexandr Šenec
vlastník procesu / analytik Ivana Veselá
vlastník procesu / analytik Milada Větrovská
vlastník procesu / analytik Dušan Kopecký
vlastník procesu / analytik Ing. Petra Voženílková
vlastník procesu / analytik Ing. Dana Chvojková

Partner projektu: VYSOKÁ ŠKOLA BÁŇSKÁ-TECHNICKÁ UNIVERZITA OSTRAVA

http://www.ekf.vsb.cz/cs/index.html

V rámci projektu spolupracuje Fakulta ekonomicko-správní Univerzity Pardubice s Ekonomickou fakultou VŠB-TU Ostrava a to zejména vzhledem k jejím dlouhodobým zkušenostem v oblasti řízení kvality a procesů.

VŠB-TU Ostrava má implementovaný systém řízení kvality a procesů na všech fakultách včetně Ekonomické fakulty. Tato fakulta má dlouhodobé zkušenosti se zaváděním systému řízení kvality a procesů. V roce 2006 fakulta získala certifikát prokazující shodu systému managementu jakosti s požadavky ČSN ISO 9001:2001 a v roce 2007 pak byla certifikována VŠB-TU jako celek. Ekonomická fakulta VŠB-TU Ostrava je rovněž držitelem ceny za kvalitu v územní veřejné správě za rok 2006, kterou uděluje ministerstvo vnitra.

Partner se podílí na všech klíčových aktivitách projektu. Vzhledem ke zkušenostem s implementací systému řízení kvality a procesů se podílí zejména na metodických pracích v této oblasti. Zabezpečuje  role "metodik modelování procesů a řízení kvality".

Zkušenosti partnera jsou zásadní zejména v klíčových aktivitách "implementace postupů procesního řízení" a "příprava a formalizace systému řízení kvality". Partner má podstatnou úlohu v rámci přípravy návrhu metodiky procesního modelování a návrhu metodiky průběžného zlepšování procesů a procesního modelu.

Zaměstnanci žadatele, členové realizačního týmu, mají možnost konzultovat své kroky související s vytvářením procesního modelu, jeho optimalizací a rovněž v průběhu tvorby dokumentů systému řízení jakosti. S partnerem jsou rovněž konzultovány návrhy komunikační strategie, připravované v rámci projektu, a rovněž konkretizace úvodních i rozšiřujících vzdělávacích modulů.

Úvodní schůzka (19. června 2009)

Úvodní schůzka v rámci realizace projektu "Implementace moderních řídících postupů s akcentem na řízení kvality a rozvoj procesního řízení" (Řízení procesů a kvality na FES).

• za účasti celého projektového teamu včetně zástupců vedení fakulty 
• detailnější představení projektu
• klíčové etapy
• vzájemné představení práv a povinností v teamu
• nastínění prvních kroků
• celkové plány projektu a návrhy na systémy realizace nejdůležitějších etap

• náhled prezentace (pdf)

Postup zavádění systému řízení jakosti na EkF VŠB-TU Ostrava (19. října 2009)

• vývoj rozhodování a zavádění procesního řízení na VŠB-TUO, harmonogram
• postup volby rolí v procesním řízení a výběr vhodných adeptů
• metodika, východiska a postup procesního mapování
• praktické zkušenosti se zaváděním SŘJ na EkF VŠB-TU Ostrava

• náhled prezentací (zip)

Zavádění procesního řízení (12. ledna 2010)

Důvody, nutná východiska, postupy a hlavně zkušenosti profesionální firmy zabývající se zaváděním procesního řízení ve větších organizacích, včetně organizací vzdělávacích. Diskuza byla zaměřena hlavně na praktické zkušenosti z podobně zaměřených firem, na hloubku potřebných analýz nutných pro realizaci procesního řízení a na metody správy dokumentace včetně podrobných schvalovacích workflow.

• náhled prezentace (pdf)

Strategické plánování v univerzitním prostředí (14. a 15. června 2010)

Cílem workshopu bylo vést diskusi o správném nastavení strategických cílů, jejich vertikálních a horizontálních vazbách a návaznostech na jednotlivé fakultní procesy. K dalším tématům patřila diskuse o možnostech měření kvality a produktivity.

• náhled prezentace (pdf)

Implementace postupu procesního řízení – vyřazování majetku (4. listopadu 2010)

Cílem semináře bylo nejen prezentovat nové procesní postupy, ale také ověřit, zda forma, která byla pro popis procesů zvolena, je dostatečně vypovídající a přehledná. Tato skutečnost byla na semináři úspěšně ověřena. Seminář byl určen pro administrativní pracovníky fakulty, které neprošly žádným vzdělávání v oblasti procesního řízení a právě proto byla tato cílová skupina vhodná pro tento způsob ověřování.

Informační podpora správy procesních rolí (16. listopadu 2010)

Workshop se zástupci informačního centra Univerzity Pardubice měl za cíl především koordinaci a vzájemnou provázanost příštích aktivit. Mezi probíranými tématy byly zejména plány a cíle tvorby a rozvíjení informačních systémů Univerzity, potřeby jejich vstupů a výstupů. Pro potřeby projektu byla nalezena a navržena vhodná cesta s minimálními náklady na řešení potřeb propojení plánovaných a stávajících systémů s podmínkou plnění cílů projektu.

Implementace postupu procesního řízení – pracovní postup procesu vyplácení stipendií (26. ledna 2011)

 Hlavním bodem tohoto semináře bylo implementovat proces vyplácení stipendií do činností fakulty. Důležitou součástí bylo vysvětlení procesu vyplňování jednotlivých žádostí o stipendium dle druhu stipendia a jejich oběh v systému celé Univerzity.

Semináře se účastnilo 12 posluchačů a lektor

Implementace postupu procesního řízení – řízení dokumentů a záznamů (2. června 2011)

 Účelem tohoto semináře bylo stanovení postupů, pravomocí a odpovědností pro řízení dokumentů a záznamů (interních i externích). Hlavním bodem byla implementace postupu při realizaci procesu Spisová služba do praxe.

Semináře se účastnilo 13 posluchačů a lektor

Workshop mapování fakultních procesů (21. června 2011)

Workshop procesních specialistů k prohloubení praktických znalostí a především výměně zkušeností.

Implementace postupu procesního řízení – Evidence a revize elektrických spotřebičů (22. června 2011)

Informační podpora procesního portálu (15. července 2011)

Cílem schůzky mezi členy procesního týmu z řad fakulty a novým členem jako zástupcem celouniverzitního informačního centra bylo vzájemné informování o možnostech a potřebách centrálního úložiště dat a registru metadat. Dále byly zhodnoceny známé možnosti napojení těchto systémů do plánované koncepce nástrojů pro tvorbu a strávu procesní dokumentace.

Workshop Řízení dokumentů a záznamů (26. července 2011)

• výstup z workshopu

Workshop Kvalita akademických činností v podmínkách Fakulty ekonomicko-správní Univerzity Pardubice (18. a 19. ledna 2012)

Text: Diskuse zaměstnanců fakulty vedená konzultantem a trenérem procesně orientovaného vzdělávání manažerských dovedností PaeDr. Vladimírem Ušákem v rámci 4 samostatných workshopů. Výsledky v podobě katalogu návrhů budou předloženy vedení fakulty k vyjádření.

Témata diskuse:

• Jak můžeme všichni přispět ke zlepšení konkurenceschopnosti fakulty?
• Chcete mít vliv na pozitivní vnímání fakulty studenty a odbornou veřejností?
• Chcete mít vliv na budoucnost fakulty?

Vzdělávací seminář: Řízení a organizace dílčích rozpočtů fakulty (24. ledna 2012)

Seminář určený především pro pracovníky sekretariátu jednotlivých ústavů, příkazce a správce dílčích rozpočtů fakulty.

Vzdělávací seminář: Spisová služba a archivnictví v podmínkách UPa (23. února 2012)

Seminář zaměřený především na správce jednotlivých spisových uzlů.

Vzdělávací seminář: Rozúčtování mezd z více zdrojů (4. duben 2012, 12. duben 2012)

Seminář zaměřený především na finanční administrátory projektů a tajemníky fakult.

• výstup z workshopu
• prezentace z workshopu

Vzdělávací seminář: Nákup služeb, dodávek, stavebních prací (18. duben 2012)

Seminář zaměřený především na finanční administrátory projektů pro dodržení správných podmínek organizace při nákupech.

Vzdělávací seminář: Plánování, podávání, administrace a dokumentace projektů v rámci FES (20. duben 2012)

Seminář pro budoucí i stávající řešitele projektů i administrátory. Cílem je zefektivnění přípravy projektů a jejich následné správy.

• prezentace z workshopu

Vzdělávací workshop: Příprava projektových žádostí - tvorba logického rámce projektů (27. duben 2012)

Workshop pro budoucí i stávající řešitele projektů i administrátory. Cílem je zvýšit pravděpodobnost přijetí projektů a jejich lepší řízení pomocí příprav logických ránců.

Vzdělávací seminář: Uživatelská obsluha systému ATTIS (4. květen 2012)

Vzdělávací seminář: Metodika procesního modelování v systému ATTIS (7. květen 2012)

Manažer projektu:

• Ing. Petr Urbanec (466 036 560)

Finanční administrátor:

• Ing. Filip Gyenes (466 036 242) 

Administrátor projektu:

• Ing. Pavlína Čížková (466 036 072)